Inventario de Archivo Documentario
Adecuada Gestión del Archivo Documentario
En MC CONSULT CORP, somos expertos en servicio de inventario especializado en archivos documentarios. Nuestro enfoque en el control de existencias y la gestión de inventarios asegura que tus documentos y archivos estén organizados de manera eficiente y segura.
Proceso de Inventario de Archivos
1. Evaluación Inicial: Comenzamos con una evaluación exhaustiva de tus archivos documentarios. Esto incluye una revisión detallada de los tipos de documentos, su volumen, y las necesidades específicas de organización. Esta etapa es crucial para diseñar un plan de logística adaptado a tus requerimientos.
2. Clasificación y Codificación: Clasificamos y codificamos tus documentos según su tipo, frecuencia de uso y relevancia. Utilizamos un sistema de codificación preciso para facilitar la recuperación y el acceso rápido, optimizando así el control de existencias y la gestión de inventarios.
3. Toma Física de Inventario: Realizamos una toma física meticulosa de todos los documentos y archivos. Este proceso asegura que cada elemento esté registrado y ubicado correctamente. Nuestros expertos en servicio de inventario utilizan herramientas avanzadas para garantizar precisión y eficiencia.
4. Registro y Documentación: Todos los archivos documentarios son registrados en un sistema de inventario detallado. Este registro digital facilita el seguimiento y la gestión continua de los documentos, garantizando que siempre tengas acceso a la información actualizada.
5. Revisión y Mantenimiento: Implementamos un plan de revisión periódica para mantener el inventario al día. La gestión continua asegura que los documentos se mantengan organizados y accesibles, cumpliendo con las mejores prácticas en gestión de inventarios.
Beneficios de Nuestro Servicio
- Eficiencia y Precisión: Nuestro enfoque sistemático y nuestra experiencia garantizan una organización y control precisos de tus archivos documentarios.
- Optimización de Espacio: Mejora el uso del espacio de almacenamiento con una clasificación y codificación efectivas.
- Acceso Rápido: Facilita el acceso rápido a documentos importantes, reduciendo el tiempo de búsqueda y mejorando la productividad.
Al elegir MC CONSULT CORP, como tu empresa de inventario, aseguras una gestión profesional y eficiente de todos los tipos de inventario, incluyendo archivos documentarios. Contáctanos para conocer más sobre nuestros servicios y cómo podemos ayudarte a optimizar la gestión de inventarios en tu organización.
Un Inventario Documental,es un registro que sirve para indicar la cantidad de los expedientes que existen en un archivo, y tiene como principal utilidad, el poder expedientar correctamente los documentos existentes o nuevos, de cada UDT.
Datos a Considerar
- Serie Documental: Se anotará la Serie Documental a la que pertenezcan los expedientes, de acuerdo al Catálogo de Disposición Documental.
- Clasificación Archivística: Se anotará la clasificación de cada expediente tomando en cuenta Sección, Serie, Número consecutivo y año, de acuerdo al Catálogo de Disposición Documental. El orden en el Inventario deberá ser progresivo.
- Clasificación Documental: Se anotará de acuerdo al Catálogo de Disposición Documental, si la documentación fue clasificada como reservada o confidencial, según sea el caso.
- Título de Expedientes: Se anotará el nombre del expediente, ejemplo: Curso de Capacitación en Materia Archivística, Juicio Laboral en contra de..., etc.
- Periodo: Se anotará el año en el cual se generó la documentación, es decir, cuando se apertura el expediente.
- Observaciones: Se hará cualquier anotación que se considere pertinente con respecto al expediente.